الإدارة العلمية للأرشيف

الإدارة العلمية للأرشيف

مقال

        إن المعلومات لا غنى عنها لأنها في كل نواحي النشاط الإنساني ، فالمعلومات مهمة في علاقة الإنسان بخالقه و مجتمعه و ببيئته ، و علاقة المجتمعات مع بعضها البعض في السياسة و الثقافة و إدارة المصالح . ففي بلاد من أنواع مختلفة تلعب المعلومات دورا مهما في الحياة الإقتصادية و الإجتماعية و حت الدينية منها بغض النظر عن الدولة أو حالة التنمية بها ، هذا و نحن الآن في بلادنا و العالم بأسره نتجه نحة عالم تكنولوجيا المعلومات المتقدمة و الفائقة ، العالم الذي يتجه نحو التكتلات المعلوماتية و نحو شبكات الإتصال بعيدة المدى .

   كما يعنى الأرشيف في ضوء هذا الحدث بالذاكرة الخاريجية للإنسان حصر و تجميعا تحليلا و إتاحتا برصد المبادئ و القوانين النظرية و التطبيقية التي تحكم بنية هذه الذاكرة و تطوراتها و أبعادها و مقارباتها ، و ما بين هذه المقاربات من علاقات ، و السعي إلى تطبيق التكنولوجيات و نظريات الإتصال لتحقيق أقصى فائدة منها لسد حاجيات الإنسان من المعلومات و الحفاظ عليها و حمايتها . وللحفاظ على كل هذه المبادئ لبد من تبني إدارة علمية و حديثة لتسير كل هذه المعطيات و التحديات . و السؤال المطروح مالمقصود بالإدارة الحديثة ؟ و ماهي الطرق و الأدوات لتبني هذه الأخيرة ؟

    يعتبر الحاسوب العنصر الأساسي في نظم المعلومات ، كما له الفضل الكبير في إنتشار الأتمتة داخل الإدارات و المؤسسات و زاد الإقبال عليه بظهور ثورة المعلومات و عليه نستخلص القصد من الإدارة الحديثة هي الإدارة الإلكترونية و المفهوم الشائع للإدارة الإلكترونية هو الإستغناء عن جميع المعاملات الورقية أي إزالة الطابع المادي ، و دمج المكتب الإلكمتروني عن طريق الإستخدام الواسع لتكنولوجيا المعلومات و إجراءجميع المعاملات و المهام الإداري بالشكل الآلي إبتداءا بالمرسلات و إنتهاءا بتكامل نظم المعلومات بالإضافة للسرعة و الدقة في إجراء المهام لتكون كل إدارة جاهزة للربط مع الحكومة الإلكترونية لاحقا . و نحن الآن بحاجة ماسة لمثل هذه الإدارة و خاصة أن مجتمعنا اليوم يعتمد على المعلومات كمورد إقتصادي و في نموه على الحاسبات و شبكات الإتصال .

  و للوصول لمثل هذه الإدارة أو تطبيقها على أرض الواقع في مؤسسة كالأرشيف لبد من تبني نظام آلي مخول له إدارة الوثائق و تسييرها إلكترونيا أو ماتسمى بــ:-  DMS – و من بين هذه الأنظمة نجد : ALEXANDRIE ، DIPMAIKER ، DOCUMENTUM ، CYBERDOC ،LASERFICH و هذا الأخير الذي يستعمله الأرشيف الوطني الجزائري و لبد من مستعمل هذه الأنظمة إحترام المعايير الدولية و العالمية في هذا المجال منها معيار ISO15489 الذي يشترد على الوثيقة الأرشيفية أن تحمل الوقائع الحقيقية و المصداقية ، بالإضافة إلى معيار ISO9001 و ISO9002 و ISO1400 ... و الأخذ بعين الإعتبار القوانين الخاصة بتسيير الأرشيف في كل بلد مثل القانون الجزائري رقم 88- 09 المؤرخ في 7 جمادة الثانية 1408 الموافق لـ : 26  جانفي 1988 و الصادر في الجريدة الرسمية الجزائرية و المتضمن قانون العقوبات رقم 66 – 156 المؤرخ في 18 صفر 1386 الموافق لـ : 8 جوان 1966 .

     و الذي أدى إلى التحول من الأرشيف الورقي إلى الأرشيف الإلكتروني هو : أن الأرشيف الورقي يحتاج الوقت الكبير للبحث عن الوثائق كما أنه غير قابل للتوزيع ومكلف في عملية التخزين مع قابليته للتلف و هذا التحول يحتاج إلى توفير بيئة و بنية تحتية مناسبة مع الوعي المعلوماتي للمظفين .

     و من خطوات التحول أو إ نشاء الأرشيف الإلكتروني يجب:

-         إستقبال البيانات و المستندات المراد أرشفتها .

-         ترميز الوثائق المراد أرشفتها .

-    إدخال هذه الوثائق كما قد تمثل وثيقة مفردة أو ملف أو رصيد في ذاكرة الحاسوب و هذا بإستعمال الماسح الضوئي مع تقنية الرقمنة في التعرف الضوئي على الحروف " OCR " بالإعتماد على برامج مثل : ACROBAأو SAKHRأو OMINIPAIGE   بالإضافة إلى برنامج Photoshop أو Paint و المعتمد عليهم في عملية تحويل الصور إذا كانت الوثيقة الأرشيفية صورة أو خريطة . و هذه المرحلة نجد كذلك تقنية الكبس بإستعمال برنامج Winrar أو Winzip وهذه مهمة في عملية تبادل أو نقل أو إرسال الملفات بالشكل الآلي و الأفضل في الأرشيف إختيار الكبس بتركيبة Tiff أو Gif لكي لا تفقد الوثيقة أو الملف المعطيات في عملية التعديل، و مع كل هذا هناك بعض النقاط يجب مرعاتها عندج تصميم الملفات الأرشيفية :

-     يجب على المعلومات المسجلة في الملف أن تكون متضحة لدى المؤسسة حت يمكنها تحديد التراكيب المناسبة و الخاصة مثل : Doc ، Exl ، Xml ، Tiff ، Flv ...

-    يجب المقارنة بين التراكيب المختلفة للملفات مثلا إذا وجدت ملفات ذات تركيبة Gif نضعها في مجلد واحد لتسهيل التعامل معها و الرجوع إليها بسرعة .

و مع أن الأرشفة النهائية من خصائصهاالمعالجة ، التصنيف ،و الترتيب مع إعداد أدوات البحث . فالإدرة الإلكترونبة للأرشيف أخذت بعين الإعتبار هذه الخاصية و ذلك بالإعتماد على التقانين و التراكيب مثل : Unimarc – Marc21 – Metadata - IsaDG ومن نتائج هذه الأخيرة توفير زاجهة بحث و إسترجاع مقننة مع التكشيف و التصنيف و الإستخلاص

أما بالنسبة لسياسة الحفظ الخاصة بهذا الطور يجب إستعمال كل الدعامات الإلكترونية الممكنة بتعدادها لضمان الحصول على حفظ و تخزين آمن و متطور ، و من بين هذه الدعامات نجد:

CD-R /DVD-R /Server مع التحويل اليومي /Bak-up و عذا خارج الجهاز/Migration مرة كل 5 سنوات  / مع القيام الدوري بتجديد Refreshing . بالإضافة إلى إمكانية إستعمال العلبة الإلكترونية الخاصة بالمؤسسة أو الأرشيفي مع مميزاتها الغير محدودة في الحفظ بشرط التأمين و المراجعة اليومية .

و من أهداف و فوائد الإدارة الإلكترونية للأرشيف التقليل من إستخدام الورق و توابعه من الطابعات و الحبر و باقي الوثائق المرفقة بالإ رسال ، كما أن التقليل إستخدام الورق سوف يعالج مشكلة يعاني منها الأرشيف و هي عملية الحفظ ، مما يؤدي إلى عدم الحاجة إلى أماكن الخزن و الإستغناء عن تكاليفه مع :

-         تأمين الوثائق و خاصة الحساسة منها .

-         تثمين الأرصدة .

-         سهولة الإتصال بين الدوائر داخل المؤسسة و سرعة نقل الوثائق بينها .

-         مراقبة الوثائق و التقليل من الأخطاء .

-         سهولة الوصول للوثائق أيا كان المستخدم .

-         الرفع في أداء الإدرة و التسيير و الأرشيفي .

و رغم كل هذه المميزات التي يتميز بها الأرشيف الإلكتروني إلا أن له بعض السلبيات التي تؤثر بشكل مباشر عليه منها :

-         التطور السريع لبرامج الأرشفة .

-         تعرض الأجهزة مثل الحاسوب إلى أعطاب سوف يؤثر بشكل مباشر على العمل في المكتب و بصفة كلية .

-         إمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة خاصة و نحن الآن في عصر القرصنة الإلكترونية .

و لعلاج مثل هذه السلبيات يجب تكوين فريق عمل يشمل كل العاملين و المعنيين بإدارة الأرشيف لوضع القوائم الشاملة للأرشيف الإلكتروني مع تكوين الأرشفيين و خاصة في مجال الأمن الرقمي .

    و في الأخير فإن نجاح أي إدارة في القرن 21 – خصوصا و أن نظرة العالم اليوم بين شبكات الإتصال و تكنولوجية المعلومات تتنامى – مقتصرة على شهادة " ISO " و التي لا تستطيع أي إدارة الحصول عليها مهما كانت مصداقيتها إلا بإتباع القواعد العامة لهذه الأخيرة و إدارة الجودة الشاملة و نجاحها داخل هذه الإدارة .

kouider tifour